La fattura QR getta un ponte tra il mondo cartaceo e quello digitale

In Svizzera il traffico pagamenti viene costantemente armonizzato e modernizzato. In tal modo la Svizzera si adegua alle future esigenze del mercato. Ad esempio con la fattura QR, leggibile in formato digitale e che a partire dal 30 giugno 2020 sostituirà progressivamente tutte le attuali polizze di versamento, per le quali non è ancora stata definita una data di scadenza ufficiale.

A partire dal 30 giugno 2020 potreste trovare sempre più fatture con un codice QR nella vostra buca delle lettere. A partire da tale data, infatti, sarà introdotta la cosiddetta fattura QR che sostituirà progressivamente le precedenti polizze di versamento rosse e arancioni. Le polizze di versamento esistenti possono tuttavia continuare a essere utilizzate anche dopo il 30 giugno. Infatti, il termine finale del periodo transitorio non è ancora stato fissato.

Meno lavoro manuale, meno fonti di errore

La fattura QR elimina le interruzioni mediatiche. Le polizze di versamento rosse e arancioni utilizzate oggi vengono spedite su carta e devono in seguito essere nuovamente registrate manualmente nell’e-banking. Ciò significa che le informazioni digitali vengono riportate su carta e poi digitalizzate di nuovo. Il passaggio successivo è quindi l’introduzione della fattura QR, che colma la lacuna tra il mondo dei pagamenti analogici e quello digitale.

Il codice QR posto nella sezione di pagamento contiene molte più informazioni rispetto alle attuali polizze di versamento. Infatti, il codice QR include tutte le informazioni necessarie per il pagamento e la contabilizzazione automatici e quindi efficienti di una fattura. Il codice QR può essere semplicemente scansionato con uno smartphone o un lettore e autorizzato per il pagamento nel mobile banking o nell’e-banking. Se i dati della fattura QR sono memorizzati in modo strutturato, i dati possono essere ripresi in modo articolato rispetto agli attuali scanner. Ciò significa, ad esempio, che la via e il numero civico, il numero postale d’avviamento e la località vengono inseriti automaticamente nei singoli campi previsti a tale scopo.

Questo costituisce un ulteriore passo verso l’automazione. Di norma non dovrebbe essere necessario compilare i campi manualmente né dover effettuare correzioni successive. In questo modo si riduce notevolmente il carico di lavoro manuale e si possono praticamente evitare registrazioni errate.

I vantaggi della fattura QR

  • Confortevole: la scansione del codice QR funziona in modo semplice.
  • Veloce: bastano pochi clic per attivare il pagamento.
  • Efficiente: non è necessario digitare il numero di conto e di riferimento; in tal modo i pagamenti si effettuano con maggiore rapidità e si riducono le fonti di errori.

La nuova fattura QR è strutturata nel seguente modo

La fattura QR è costituita da una ricevuta (v. 1 nel grafico) e da una sezione pagamento (2). Lo Swiss QR Code (3) contiene tutte le informazioni rilevanti per il pagamento. Lungo la linea perforata (4) è possibile separare dalla fattura la sezione di pagamento e la ricevuta.

Fattura QR per i privati: non dovete intraprendere nulla.

Coloro che di solito pagano le loro fatture in contanti allo sportello postale o allegano le polizze di versamento a un ordine di pagamento e le inviano alla Banca Migros, possono continuare a farlo anche con la fattura QR.

Sono tuttavia i privati che utilizzano il mobile banking sul loro smartphone a trarre il maggior vantaggio dalla fattura QR. Per attivare il pagamento basta scansionare il codice QR e procedere con pochi clic. Le informazioni di pagamento presenti sulla carta vengono trasmesse automaticamente al sistema e-banking della Banca Migros.
Al riguardo i privati non devono intraprendere alcuna azione. Entro il 30 giugno 2020 la Banca Migros effettuerà le necessarie conversioni. Maggiori informazioni per i privati sono disponibili sotto questo link di SIX.

La fattura QR per le aziende: questo è ciò che dovete fare

Preparatevi per tempo. La fatturazione non deve essere completamente modificata al 30 giugno, poiché per un periodo transitorio si può continuare a utilizzare le polizze di versamento rosse e arancioni. Tuttavia, può accadere che anche voi a partire dal 30 giugno 2020 riceviate delle fatture QR dai vostri emittenti di fatture. Se desiderate elaborare i dati in modo automatizzato, vale la pena effettuare la migrazione per tempo:

  • Analizzate gli attuali processi di emissione e pagamento delle fatture nella vostra azienda.
  • Se utilizzate un software ERP, contattate il prima possibile il vostro partner per il software e seguite le istruzioni per aggiornarlo.
  • Se utilizzate un programma su misura, contattate il vostro fornitore di servizi IT e seguite le istruzioni per aggiornare il software.
  • Verificate se gli eventuali scanner e lettori sono in grado di leggere i codici QR.
  • Completate i vostri dati di base con l’IBAN o l’IBAN QR, a seconda che vogliate utilizzare le fatture QR con (vecchia polizza di versamento arancione) o senza riferimento QR (vecchia polizza di versamento rossa). Se scegliete la fattura con il riferimento QR, l’ID QR della Banca Migros è il 30132. L’IBAN QR sarà disponibile nell’e-banking a partire dal 30.06.2020. Già oggi potete trovare l’IBAN nel vostro e-banking.
  • SIX Interbank Clearing ha messo a disposizione una piattaforma per testare le fatture QR (solo in tedesco e inglese).

Le informazioni relative alla fattura QR per le aziende sono disponibili sotto questo link di SIX e su bancamigros.ch/tp-nuovo.

Link di approfondimento

Tool online per creare autonomamente le fatture QR:
https://qr-rechnung.net

Promemoria con i requisiti per gli emittenti delle fatture:
https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/merkblatt-qr-fr.pdf (in francese)
https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/merkblatt-qr-en.pdf (in inglese)

Edizione della rivista «Clearit» sulla fattura QR:
https://www.six-group.com/interbank-clearing/dam/downloads/fr/clearit/79/edition.pdf#page=6 (in francese)
https://www.six-group.com/interbank-clearing/dam/downloads/en/clearit/79/edition.pdf#page=6 (in inglese)

Info ufficiale di SIX sulla fattura QR:
https://www.six-group.com/interbank-clearing/fr/shared/news/2018/qr1.html (in francese)
https://www.six-group.com/interbank-clearing/en/shared/news/2018/qr1.html (in inglese)

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