Umfassende Kommunikation rechnet sich

Je besser Mietzinserhöhungen nach wertvermehrenden Renovationen kommuniziert werden, desto weniger Mieter fechten sie an. Es lohnt sich deshalb, in eine umfassende Information der Mieter zu investieren.

(Der Beitrag erschien in der Januar-Ausgabe des Magazins Immobilia)

Die Versuchung ist heute gross, mit Mietern digital und möglichst knapp zu kommunizieren. Bei der Kommunikation von Mietzinserhöhungen nach grösseren wertvermehrenden Investitionen und Sanierungen kann dies aber fatale Folgen haben, wie eine empirische Erhebung zeigt. Ziel der Untersuchung bei 18 Immobilienbewirtschaftungsunternehmen im Kanton Zürich war, eine Best-Practice-Lösung herauszufiltern, die möglichst wenige Mieteranfechtungen verursacht. Die Untersuchung umfasste insgesamt 622 Mietzinserhöhungen.

Drei Varianten wurden untersucht

Das Vorgehen der Bewirtschafter bei der Kommunikation von Mietzinserhöhungen nach wertvermehrenden Investitionen lässt sich in drei Kategorien einteilen:

  • Gesetzliche Minimalvariante: Begründung der Mietzinserhöhung ausschliesslich im Mietzinserhöhungsformular; keine Beilagen oder Zusatzinformationen.
  • Mietzinserhöhungsformular mit Begleitschreiben: Beim Versand des Mietzinserhöhungsformulars wird zusätzlich ein Begleitschreiben beigelegt; in diesem werden die Gründe für die Mietzinserhöhung und Details zur wertvermehrenden Investition/Sanierung dargelegt.
  • Mietzinserhöhungsformular mit Begleitschreiben und Berechnungsgrundlagen: Dem Mietzinserhöhungsformular und dem Begleitschreiben wird zusätzlich ein Dokument mit den Berechnungsgrundlagen für die Mietzinserhöhung beigelegt bzw. diese Information wird in das Begleitschreiben integriert. Üblicherweise werden im Rahmen der Berechnungsgrundlagen folgende Inhalte übermittelt: die Gesamtinvestitionssumme, der Prozentsatz des wertvermehrenden Anteils, die Lebensdauer, der Verzinsungssatz, die Unterhaltskosten und der Verteilschlüssel auf die einzelnen Wohnungen.

Von den 622 ausgewerteten Mietzinserhöhungen fielen nur 6 Prozent in die Kategorie Minimalvariante, 50 Prozent legten ein Begleitschreiben bei, und 44 Prozent kommunizierten zusätzlich die Berechnungsgrundlagen.

Je mehr Informationen, desto weniger Anfechtungen

Die Auswertung der drei Kategorien nach der jeweiligen Anfechtungsquote zeigte, dass der Informationsgehalt einen wesentlichen Einfluss auf die Zahl der Anfechtungen in den spezifischen Fällen hatte. Bei der Minimalvariante fiel die Anfechtungsquote durch die Mieter mit 50 Prozent sehr hoch aus. Mit der Beilage eines Begleitschreibens fällt sie stark zurück auf rund 10,5 Prozent. Nochmals deutlich weniger Anfechtungen resultieren, wenn zusätzlich die Berechnungsgrundlagen mitgesendet werden: Nur noch 2,5 Prozent der Mieter ergriffen Massnahmen.
Die Ergebnisse der Umfrage belegen deutlich, dass ein grosser Anteil der Mieter durchaus bereit ist, Mietzinserhöhungen zu akzeptieren – sofern sie nachvollziehbar und schlüssig begründet sind und durch die Bewirtschafter richtig kommuniziert werden. Für Eigentümer und Bewirtschafter ist dies eine wichtige Botschaft: Eine tiefere Anfechtungsrate bedeutet weniger Aufwand und eine höhere Rendite.

Durchschnittliche Anfechtungsquote pro Informationsart

Quelle: CSL | Jill Schlageter

 

Informationsgehalt der Mietzinserhöhung

Quelle: CSL | Jill Schlageter

Mieter immer ernst nehmen

Aus der Praxis der CSL Immobilien AG lassen sich weitere Vorgehensweisen ergänzen, die zur Akzeptanz einer Mietzinserhöhung beitragen können:

  • Die Mieter sollten frühzeitig vor dem Sanierungsbeginn über den Umfang der Sanierungsmassnahmen, den Zeitplan und die zu erwartenden Auswirkungen auf die Mietzinse informiert werden. Unter Umständen lohnt sich eine spezielle Informationsveranstaltung.
  • Vor und während der Bauphase müssen die Mieter und ihre Anliegen ernst genommen werden. Dies betrifft über die Bewirtschaftung hinaus auch die Bauleitung und die Handwerker vor Ort.
  • Die Bewirtschafter sollten darauf achten, dass nur Kosten auf die Mieter überwälzt werden, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht.

Die umfassende Informationspolitik ist auch nach der formellen Kommunikation der Mietzinserhöhung beizubehalten. Auf Nachfragen der Mieter sollte der Bewirtschafter detailliert Auskunft geben. Bei weiterbestehenden Unklarheiten ist die Einladung zu einem persönlichen Gespräch zu empfehlen. Im Ausnahmefall kann auch eine aussergerichtliche Lösung angestrebt werden. Wenn es zu einer Verhandlung vor der Schlichtungsbehörde kommt, wird es dem Eigentümer oder dessen Vertreter positiv angerechnet, wenn dieser umfassend über die Mietzinserhöhung informierte und sich offen für Gespräche zeigte.

Akzeptanz beginnt im Alltag

Diese Argumente aus der Praxis zeigen, dass die Akzeptanz von Mietzinserhöhungen bereits im Bewirtschaftungsalltag beginnt, bevor eine Investition/Sanierung überhaupt auf der Traktandenliste steht. Der Mieter ist nicht erst ab Beginn der Umbauarbeiten Kunde des Eigentümers bzw. der Verwaltung. Der Erfolg steht und fällt dabei meist mit dem Bewirtschafter, der an der Front tätig ist und den Dialog mit den Mietern pflegt.

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